Pinterpedia.com – Kerja dari rumah (WFH) telah menjadi topik yang sangat relevan dalam beberapa tahun terakhir, terutama di tengah situasi pandemi yang memaksa banyak perusahaan untuk beradaptasi dengan cara bekerja yang baru. Bagi banyak karyawan, WFH adalah angin segar yang memberi fleksibilitas lebih dalam pekerjaan sehari-hari, tetapi di sisi lain, bagi perusahaan, mengelola WFH bukanlah hal yang mudah. Surat edaran WFH adalah instrumen yang sangat penting untuk mengkomunikasikan kebijakan ini dengan jelas kepada seluruh tim, sehingga mereka bisa bekerja dengan baik meski dari jarak jauh.
Daftar Isi
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menyusun surat edaran WFH yang bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga efektif, mudah dipahami, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Anda akan mendapatkan contoh format surat edaran WFH serta beberapa tips praktis agar pesan yang disampaikan tidak hanya sampai, tetapi juga memotivasi dan mendukung kinerja tim Anda.
Sebelum kita masuk ke contoh dan format surat edaran, mari kita pahami dulu kenapa surat edaran WFH itu sangat penting. Bukan hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi juga untuk menciptakan kejelasan, keteraturan, dan kepatuhan dalam pelaksanaan kebijakan. Tanpa surat edaran yang jelas, kebijakan WFH bisa jadi ambigu, yang dapat menyebabkan kebingungannya karyawan.
Dengan surat edaran yang baik, perusahaan dapat menjelaskan dengan rinci:
•Alasan kenapa WFH diterapkan.
•Peraturan dan kewajiban karyawan selama bekerja dari rumah.
•Tanggung jawab perusahaan dalam mendukung karyawan selama bekerja dari rumah.
Lebih dari sekadar pemberitahuan, surat edaran adalah sarana komunikasi formal yang membuat kebijakan WFH terasa lebih terorganisir dan profesional.
Bagaimana Menyusun Surat Edaran WFH yang Tepat?
Banyak orang berpikir surat edaran hanya masalah format dan isi yang baku. Padahal, ada banyak aspek yang perlu diperhatikan agar surat edaran bisa menjangkau seluruh karyawan secara efektif. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyusun surat edaran WFH yang jelas, padat, dan mudah dipahami.
1. Gunakan Judul yang Jelas dan Menarik
Judul surat edaran adalah hal pertama yang akan dilihat karyawan. Oleh karena itu, buatlah judul yang langsung ke inti dan menggambarkan topik secara spesifik. Hindari judul yang terlalu umum atau ambigu.
Contoh Judul:
•“Surat Edaran Kebijakan Kerja dari Rumah (WFH) di Masa Pandemi”
•“Panduan dan Aturan Kerja dari Rumah untuk Semua Karyawan”
2. Tentukan Tujuan dan Alasan Penerapan WFH
Pada bagian pembuka surat, jelaskan mengapa kebijakan WFH diterapkan. Apakah karena pandemi, kebijakan pemerintah, atau kebutuhan efisiensi kerja? Hal ini penting agar karyawan memahami konteks dari kebijakan yang diambil oleh perusahaan.
Contoh Paragraf Pembuka:
“Sehubungan dengan meningkatnya angka kasus COVID-19 di beberapa wilayah, perusahaan memutuskan untuk menerapkan kebijakan kerja dari rumah (WFH) untuk seluruh karyawan. Kebijakan ini akan berlaku mulai tanggal 1 Maret 2025 hingga pemberitahuan lebih lanjut, dengan tujuan utama menjaga kesehatan dan keselamatan bersama serta memastikan kelancaran operasional perusahaan.”
3. Jelaskan Durasi dan Jam Kerja yang Diharapkan
Durasi dan jam kerja adalah dua hal yang tidak boleh terlewatkan. Karyawan perlu tahu kapan mereka mulai dan selesai bekerja, serta apakah ada fleksibilitas dalam jam kerja.
Contoh Penjelasan Durasi dan Jam Kerja:
“WFH akan diterapkan selama 2 minggu pertama, mulai tanggal 1 hingga 14 Maret 2025. Selama periode tersebut, karyawan diharapkan tetap mengikuti jam kerja normal, yaitu pukul 09:00 – 17:00 WIB. Bagi yang membutuhkan fleksibilitas waktu, harap untuk mendiskusikan hal ini dengan atasan langsung.”
4. Tetapkan Tanggung Jawab dan Kewajiban Karyawan
Sangat penting untuk mengomunikasikan tugas dan tanggung jawab karyawan selama WFH. Karyawan harus tahu apa yang diharapkan dari mereka, baik dalam hal pekerjaan harian, laporan kemajuan, ataupun penggunaan alat komunikasi.
Contoh Penjelasan Tanggung Jawab Karyawan:
“Karyawan wajib melaporkan progres pekerjaan setiap hari melalui platform komunikasi yang sudah disepakati. Setiap proyek yang dikerjakan tetap harus mengikuti standar kualitas yang sama seperti saat bekerja di kantor. Semua karyawan juga diharapkan untuk tetap menghadiri rapat virtual yang dijadwalkan, serta merespons pesan atau email dalam waktu 1 jam selama jam kerja.”
5. Sediakan Dukungan dan Sumber Daya yang Diperlukan
Karyawan mungkin membutuhkan berbagai sumber daya tambahan selama WFH, seperti akses ke perangkat keras atau perangkat lunak, atau dukungan dari departemen IT. Jelaskan bagaimana perusahaan akan menyediakan bantuan teknis.
Contoh Penjelasan Dukungan:
“Perusahaan akan menyediakan akses remote ke server internal dan memastikan bahwa semua karyawan memiliki alat yang diperlukan untuk bekerja dengan efisien dari rumah. Jika terdapat masalah teknis, karyawan dapat menghubungi tim IT melalui email [email protected].”
6. Tegaskan Pengawasan dan Evaluasi Kinerja
Menjaga pengawasan yang efektif meski bekerja dari rumah adalah tantangan. Oleh karena itu, jelaskan bagaimana pengawasan kinerja akan dilakukan dan seberapa sering evaluasi dilakukan.
Contoh Penjelasan Evaluasi:
“Kinerja karyawan akan dievaluasi berdasarkan pencapaian target dan penyelesaian tugas tepat waktu. Atasan langsung akan melakukan evaluasi kinerja secara mingguan dan memberikan umpan balik terkait progres pekerjaan.”
7. Penutupan yang Menghargai Karyawan
Akhiri surat dengan kata-kata yang menghargai kontribusi dan komitmen karyawan selama masa WFH. Ini akan memberikan sentuhan positif pada surat edaran dan menjaga semangat karyawan.
Contoh Penutupan:
“Terima kasih atas perhatian dan kerjasama semua pihak dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan selama masa WFH ini. Kami berharap kebijakan ini dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat bagi semua. Jangan ragu untuk menghubungi HRD atau atasan langsung jika ada pertanyaan lebih lanjut.”
Contoh Format Surat Edaran WFH
Berikut adalah contoh format surat edaran WFH yang bisa digunakan oleh perusahaan:
PT. Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Nomor Telepon / Email
Tanggal: [Tanggal Surat]
Nomor Surat: [Nomor Surat]
Perihal: Surat Edaran Kebijakan Kerja dari Rumah (WFH)
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan
PT. Nama Perusahaan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [alasan kebijakan], perusahaan memutuskan untuk menerapkan kebijakan Kerja dari Rumah (WFH) mulai [tanggal mulai]. Kebijakan ini berlaku untuk seluruh karyawan dengan ketentuan sebagai berikut:
1.Durasi dan Jam Kerja
•WFH berlaku mulai tanggal [tanggal] hingga [tanggal].
•Jam kerja tetap sesuai dengan jam kerja normal, yaitu pukul [jam mulai] sampai [jam selesai].
2.Tanggung Jawab dan Kewajiban
•Karyawan diharapkan untuk melaporkan progres pekerjaan harian melalui [platform komunikasi].
•Karyawan wajib mengikuti rapat virtual yang dijadwalkan oleh atasan.
3.Dukungan Teknologi dan Sumber Daya
•Perusahaan akan menyediakan alat yang diperlukan untuk mendukung WFH.
•Jika ada masalah teknis, harap menghubungi [departemen IT].
4.Evaluasi Kinerja
•Kinerja karyawan akan dievaluasi berdasarkan pencapaian target harian.
Demikian surat edaran ini kami buat untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Hormat kami,
[Nama Pimpinan]
[Posisi]
PT. Nama Perusahaan
Surat edaran WFH bukan hanya sekadar formalitas, tetapi menjadi alat penting dalam memastikan karyawan tetap produktif dan terorganisir meski bekerja dari rumah. Dengan menyusun surat edaran yang jelas, terstruktur, dan komunikatif, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, meskipun tidak berada di kantor.
