Pinterpedia.com – Di banyak perusahaan, WhatsApp sudah jadi jalur komunikasi utama antara karyawan dan HRD. Ketika tubuh tidak fit dan terpaksa tidak bisa masuk kerja, pesan singkat inilah yang sering jadi penghubung pertama. Namun, sekadar mengabari “Saya sakit, tidak bisa masuk” jelas belum cukup. Ada aturan tak tertulis yang sebaiknya dipahami agar pesan izin tidak menimbulkan salah tafsir dan tetap terlihat profesional.
HRD bukan hanya seorang penerima kabar ketika kamu tidak masuk kerja. Merekalah yang mencatat absensi, memastikan administrasi berjalan, dan memberi laporan ke manajemen. Artinya, informasi izin sakit yang terlambat atau tidak jelas bisa berdampak langsung ke pencatatan kehadiran. WhatsApp dipilih karena cepat, langsung, dan hampir pasti terbaca. Maka, isinya perlu padat, jelas, dan tidak bertele-tele.
Unsur Wajib dalam Pesan Izin
Ada empat hal sederhana yang sebaiknya selalu ada:
1.Identitas diri: sebutkan nama dan posisi supaya HRD mudah mengenali.
2.Alasan singkat: cukup “sedang sakit” tanpa perlu menjelaskan detail medis.
3.Durasi izin: apakah hanya sehari atau kemungkinan lebih lama.
4.Janji tindak lanjut: konfirmasi bahwa surat dokter akan diserahkan begitu kembali masuk.
Contoh alur pesan: “Selamat pagi, saya Andi dari tim Finance. Hari ini saya izin tidak masuk karena sakit. Surat dokter akan saya serahkan saat kembali bekerja.”
Waktu yang Tepat untuk Mengabari
Mengirim pesan izin pukul 10 pagi saat jam kerja sudah berjalan jelas bukan pilihan bijak. Idealnya, pesan disampaikan sebelum jam kerja dimulai. Jika kondisi mendadak, kirimkan segera setelah menyadari tidak sanggup masuk. HRD lebih menghargai karyawan yang cepat memberi kabar karena memudahkan mereka menyesuaikan laporan dan alur kerja.
Gunakan Bahasa yang Sopan tapi Tidak Kaku
WhatsApp memang media kasual, tapi konteksnya tetap formal. Hindari singkatan berlebihan atau emoji yang tidak perlu. Tidak ada salahnya menambahkan kalimat singkat bernuansa sopan, misalnya: “Mohon pengertiannya, terima kasih.” Itu cukup untuk memberi nuansa hormat tanpa terkesan berlebihan.
Peran Surat Dokter
Bukti medis menjadi penguat izin resmi. Tidak perlu mengirim foto surat dokter lewat WhatsApp, kecuali diminta. Cukup tegaskan dalam pesan bahwa surat akan diserahkan begitu masuk kerja. Cara ini menjaga administrasi tetap rapi sekaligus menunjukkan sikap profesional.
Berikut Beberapa Kesalahan yang Perlu Dihindari
Beberapa hal sering membuat pesan izin justru
